Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Spree-Apps Jens Seinwill

Jens Seinwill

Virchowstr. 5, 03044 Cottbus, Deutschland

E-Mail: kontakt@tomanis.de

2. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung von Tomanis werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Unternehmensdaten
• Benutzerdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse)
• Projekt- und Inhaltsdaten
• Dokumenten-, Objekt-, Projekt- und Leistungsphasendaten
• Vertrags- und Abrechnungsdaten
• technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Logdaten)

3. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Software und zur Vertragserfüllung, insbesondere für:

• Produktfunktionalität und Nutzerverwaltung
• Systemsicherheit und Missbrauchsprävention
• technischen Betrieb und Fehleranalyse
• kontinuierliche Verbesserung der Plattform

3a. Lokale HOAI-Lesezeichen

Im öffentlichen HOAI-Nachschlagewerk können Nutzer Lesezeichen setzen. Diese Lesezeichen werden ausschließlich lokal im Browser des jeweiligen Geräts gespeichert und nicht an Tomanis übertragen oder mit einem Nutzerkonto synchronisiert.

Die lokale Speicherung dient dazu, gemerkte HOAI-Fundstellen auf demselben Gerät wiederzufinden. Nutzer können einzelne Lesezeichen oder die gesamte Merkliste direkt im Nachschlagewerk entfernen; zusätzlich können sie die Daten über die Browserdaten löschen.

3b. Persönliche Einstellungen im Nutzerkonto

Angemeldete Nutzer können unter „Meine Einstellungen“ persönliche Voreinstellungen treffen, etwa die Darstellung (hell, dunkel, nach Systemeinstellung oder nach Sonnenstand), die Startseite nach dem Login sowie Ansichten und Filter einzelner Listen. Diese Einstellungen werden mit dem Nutzerkonto des jeweiligen Mandanten gespeichert, damit sie auf jedem Gerät gelten. Andere Nutzer können sie nicht einsehen.

Für die Darstellung „nach Sonnenstand“ verwendet Tomanis keinen Standort des Geräts und keine Ortung über die IP-Adresse. Grundlage sind allein Land und Bundesland aus den Einstellungen des Mandanten; Sonnenauf- und -untergang werden für die jeweilige Landeshauptstadt im Browser berechnet.

Damit die gewählte Darstellung schon beim Laden einer Seite korrekt angezeigt wird, speichert Tomanis sie zusätzlich in einem technisch notwendigen Cookie (tomanis-theme, 12 Monate). Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Funktion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für das Cookie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Nutzer können alle persönlichen Einstellungen jederzeit unter „Meine Einstellungen“ zurücksetzen; mit dem Nutzerkonto werden sie gelöscht.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten) sowie bei einwilligungspflichtigen Funktionen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 TDDDG.

5. Hosting und Unterauftragsverarbeitung

Tomanis verarbeitet Kundendaten bei Geschäftskunden regelmäßig als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Der AVV und die Subprozessorenliste werden unter /legal/avv und /legal/subprozessoren bereitgestellt.

Produktion und Staging werden nach aktuellem Stand auf einem netcup VPS in Deutschland/EU betrieben. Die Anwendung läuft in Docker-Containern hinter Caddy 2 mit HTTPS. Datenbanken laufen mit PostgreSQL 16 in getrennten Volumes, Dokumente werden in einem internen MinIO/S3-Dienst gespeichert und per ClamAV geprüft.

Quellcode und CI werden über Bitbucket/Atlassian verwaltet, Container-Images über Docker Hub. Produktion und Staging nutzen Strato SMTP für System- und Authentifizierungs-E-Mails. In den aktiven Server-Konfigurationen wurden keine aktiven Zahlungsanbieter, Analytics-Dienste, Sentry- oder New-Relic-Konfigurationen festgestellt.

6. Speicherdauer

Daten werden nur solange gespeichert, wie es für die Vertragserfüllung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

8. Datensicherheit

Tomanis setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Details sind unter /legal/toms dokumentiert.

Dazu gehören sichere Session-Cookies, HTTPS-Weiterleitungen, Rate-Limits, getrennte Produktiv- und Staging-Container, tägliche Backups per systemd-Timer und dokumentierte Release-Gates.

9. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zur Datenverarbeitung kontaktieren Sie uns bitte über kontakt@tomanis.de.

10. Versionierte Quelle

/legal/datenschutzerklaerung.md